如何舉辦一場(chǎng)比較有特色的(de)企業年會？
現如今年會對(duì)于公司來(lái)說是一個(gè)非常重要的(de)日子，一場(chǎng)年會活動能達到激勵員(yuán)工、展示業績、聯系客戶等衆多(duō)目的(de)。通(tōng)過豐富多(duō)彩的(de)活動、豐厚的(de)獎品、誘人(rén)的(de)美(měi)食以及輕松的(de)旅行，帶給員(yuán)工和(hé)客戶美(měi)好的(de)體驗。下(xià)面，按照(zhào)年會的(de)七個(gè)環節(确定活動立項/制定預算(suàn)/選定會務代理(lǐ)/确定方案/确認實施細節/結算(suàn)/總結)，就年會的(de)組織要點，綜述如下(xià)，供大(dà)家參考：
如何組織一場(chǎng)特色的(de)企業年會
年會的(de)組織有五個(gè)要素是我們必須首先确定的(de)：預算(suàn)、人(rén)數、參會人(rén)員(yuán)組成、會議(yì)主要議(yì)題、會議(yì)時(shí)間，這(zhè)五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會組織過程中選址、酒店(diàn)、餐 标、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這(zhè)裏的(de)討(tǎo)論範疇，但如果您是新人(rén)，接手行政工作後可(kě)以查看往年的(de)工作記錄，以便未雨(yǔ)綢缪。在制定預算(suàn) 環節，主要考慮交通(tōng)、住宿、膳食、會議(yì)綜費、禮品，有的(de)年會還(hái)要加上會後的(de)旅遊預算(suàn)。
選定會務代理(lǐ)是組織年會便捷可(kě)靠的(de)方法。
，可(kě)以節省預算(suàn)，花同樣的(de)錢可(kě)以辦更多(duō)的(de)事。不可(kě)理(lǐ)解?這(zhè)就要了(le)解酒店(diàn)的(de)定價體系,一般而言,酒店(diàn)的(de)價格從高(gāo)到低會分(fēn)爲:門市價、前台折扣價、商務公司價格、會議(yì)團價、旅遊團價五個(gè)檔次。這(zhè)就是爲什(shén)麽有的(de)網友抱怨直接向酒店(diàn)訂場(chǎng)地和(hé)客房(fáng)反而比通(tōng)過會務公司報價高(gāo)的(de)原因。隔行如隔山,其中有許多(duō)的(de)操作 技巧是業外人(rén)士所不知道的(de)。
，可(kě)以節省時(shí)間、簡化(huà)操作流程。的(de)會展代理(lǐ)對(duì)酒店(diàn)場(chǎng)地及提供的(de)服務都比較熟悉，按照(zhào)您的(de)年會組織五要素，他(tā)們可(kě)以很快(kuài)推薦合适的(de)地點給您。如果您選的(de)會務代理(lǐ)公司經驗豐富，他(tā)們應該可(kě)以很快(kuài)報出初步的(de)預算(suàn)供您參考。 三，更好地協調酒店(diàn)關系，以保障會議(yì)的(de)順利進行。年會的(de)組織實施是個(gè)繁瑣的(de)服務過程，它是一個(gè)需要很多(duō)協調工作的(de)系統工程。會務代理(lǐ)公司的(de)操作經驗以及和(hé)會務酒店(diàn)良的(de)好合作關系是非常重要的(de)。
比如CHEACK IN,按照(zhào)酒店(diàn)的(de)規定，在下(xià)午14:00以後客人(rén)方可(kě)入住，特别是在旅遊旺季，如果您的(de)會務活動人(rén)數衆多(duō)(比 如用(yòng)房(fáng)數在100間以上),而酒店(diàn)在前一天是滿房(fáng)的(de)情況下(xià),就會造成大(dà)批客人(rén)到店(diàn)後無法入住的(de)情況,這(zhè)時(shí)候就需要會務代理(lǐ)公司動用(yòng)人(rén)脈和(hé)酒店(diàn)各部門(前 台、禮賓部、客房(fáng)部等)進行協調,以解決入住問題。或者在會場(chǎng)搭建時(shí)的(de)提前進場(chǎng)時(shí)間,需要和(hé)酒店(diàn)工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的(de)協 作,組織者會增加很大(dà)的(de)難度.
如何舉辦一場(chǎng)比較有特色的(de)企業年會
在确定方案環節,首先要将此次活動的(de)核心議(yì)題合理(lǐ)地安排到會議(yì)議(yì)程當中。主會場(chǎng)、舞台及背景搭建、節目選擇、餐标及菜單、房(fáng)間、接送機、會後旅遊這(zhè)七項是在這(zhè)一環節須留意的(de)地方。接下(xià)來(lái)就是重要的(de)确認實施細節了(le)。首先，要創建一個(gè)工作進度表，這(zhè)是提率、保障活動順利進行的(de)有效手段。工作表的(de)内容要包括以下(xià)幾個(gè)方面：
1、 邀請的(de)貴賓及确認其成行;
2、 舞台設計、場(chǎng)地搭建、燈光(guāng)音(yīn)響布置的(de)完成;
3、 文書(shū)工作、會議(yì)資料的(de)準備;
4、 房(fáng)間分(fēn)配表;
5、 用(yòng)餐(餐标、菜單、主桌、台卡);
6、 交通(tōng)安排;
7、 各項工作的(de)負責人(rén)及聯絡方式;
8、 支付各項定金的(de)時(shí)間表;
9、 表演者的(de)邀請及确認;
10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11、 會務照(zhào)片及錄像資料的(de)制作和(hé)贈送。
在檢查準備工作的(de)時(shí)候，關鍵點是：圍繞年會的(de)目的(de)、重要人(rén)物(wù)、核心議(yì)題的(de)關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了(le)風頭就得(de)不償失了(le)。 在結算(suàn)環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人(rén)在酒店(diàn)的(de)每個(gè)消費場(chǎng)所簽單确認。比如自助餐的(de)用(yòng)餐人(rén)數、用(yòng)車的(de)時(shí)間及裏程、洗衣及長(cháng)途電話(huà)費、上 網費 、酒水(shuǐ)、大(dà)堂吧消費、迷你吧消費、會議(yì)茶歇的(de)人(rén)數等等。一般而言，酒店(diàn)的(de)各項預定都有保證人(rén)數的(de)要求，在預計人(rén)數的(de)5-10%以内，酒店(diàn)是可(kě)以靈活處理(lǐ)的(de)。