“客戶就是上帝”，想虜獲上帝的(de)芳心，當然就要對(duì)它有全面的(de)了(le)解。

通(tōng)常我們爲客戶做(zuò)做(zuò)活動策劃方案之前，都會對(duì)客戶的(de)企業文化(huà)、現狀進行分(fēn)析、了(le)解，再給也(yě)方案，那我們在和(hé)客戶溝通(tōng)的(de)時(shí)候主要收集的(de)是什(shén)麽内容？

一、收集活動基本信息

二、場(chǎng)地推薦

三、确認活動主題

四、活動創意點

五、活動流程策劃

六、活動預算(suàn)統計

七、活動應急預案

我們沒有讀心術，所以在辦會議(yì)活動前期必須要問清楚這(zhè)幾個(gè)問題：

舉辦活動的(de)目的(de)是什(shén)麽？推廣品牌知名度還(hái)是産品的(de)推介會？

什(shén)麽時(shí)候舉辦這(zhè)場(chǎng)活動？地點在哪裏？

參會人(rén)數？目标對(duì)象？

想在什(shén)麽類型的(de)場(chǎng)地舉辦？高(gāo)端大(dà)氣上檔次還(hái)是低調奢侈有内涵？

活動的(de)預算(suàn)大(dà)概是多(duō)少？

收集活動基本信息

客戶提供以上基本信息甚至更多(duō)的(de)信息（背景、目的(de)、主題、人(rén)數、目标對(duì)象等基本信息），我們進行分(fēn)析、判斷，判斷出哪些是核心内容，我們才可(kě)以圍繞這(zhè)些核心進行專業性延伸、策劃，這(zhè)樣做(zuò)出來(lái)的(de)方案才會更加接近客戶的(de)需求。

場(chǎng)地推薦

再根據要求去尋找合适的(de)場(chǎng)地，例如一般超過20002 、持續幾天的(de)大(dà)型國際學術，都需要按照(zhào)活動限定的(de)需求來(lái)推薦酒店(diàn)。推薦酒店(diàn)的(de)同時(shí)，還(hái)要考慮會議(yì)廳的(de)面積、會議(yì)廳的(de)層高(gāo)、會議(yì)室的(de)容納人(rén)數等的(de)。在找場(chǎng)地的(de)同時(shí)還(hái)要多(duō)準備兩家備選，以供客戶評選。

活動創意點

創意是活動整體效果的(de)紐帶，是讓産品和(hé)消費者形成相互了(le)解的(de)一個(gè)橋梁，對(duì)于一樣産品來(lái)說，一場(chǎng)活動如果沒有好的(de)創意點，那麽也(yě)就沒有新聞話(huà)題和(hé)亮點；我們可(kě)以把活動的(de)創意點大(dà)緻可(kě)以分(fēn)爲3種：

1）形式創意：形式創意包括“項目路演、會議(yì)論壇、活動贊助、事件營銷”等。

2）很多(duō)大(dà)公司都會有自己的(de)全年策略計劃，活動隻是打造品牌的(de)其中一小塊，在想活動Idea的(de)時(shí)候必須要圍繞著(zhe)品牌全年的(de)營銷策略來(lái)進行，然後再進行整體性的(de)創意思路。

3）執行創意：執行創意是比較關鍵的(de)一步，包括針對(duì)活動現場(chǎng)的(de)空間展示、舞美(měi)設計以及平面設計、活動環節亮點、互動視頻(pín)的(de)制作、高(gāo)科技的(de)呈現，例如最近比較流動的(de)AR、VR技術就可(kě)以融入到活動現場(chǎng)中去。讓參會對(duì)象參加完活動知道這(zhè)是怎麽樣的(de)一個(gè)品牌，對(duì)活動現場(chǎng)的(de)亮點有深刻的(de)印象，并形成口碑上的(de)傳播。

活動創意其實最後拼的(de)是活動執行力和(hé)細節。很多(duō)活動公司做(zuò)創意提案是想象很完美(měi)，現場(chǎng)執行卻大(dà)想徑庭。“創意很豐滿、執行很骨感”。效果圖、創意提案都很漂亮，能不能兌現再說。行業所需，任何一個(gè)道具，展示細節都要很有質感和(hé)精美(měi)，在現場(chǎng)客戶往往很在意細的(de)地方，挑剔你，你就很被動。活動創意環節如果執行不當，那麽後果就可(kě)想而知了(le)。

活動流程策劃

當活動需要的(de)物(wù)料全部設計并制作完畢，接下(xià)來(lái)在活動舉辦前期就要完成現場(chǎng)的(de)搭建工作以及其他(tā)區(qū)域的(de)布置，包括活動開始前的(de)彩排和(hé)現場(chǎng)檢查工作，當一切工作就緒之後，活動将正式開始，那麽一般會議(yì)活動現場(chǎng)流程分(fēn)爲以下(xià)幾點：

1.嘉賓簽到入場(chǎng)

2.主持人(rén)開場(chǎng)白

3.領導發言緻辭

4.産品的(de)發布及演講

5.啓動儀式

6.嘉賓合影(yǐng)

7.晚宴以及表演節目

活動預算(suàn)統計

舉辦一場(chǎng)活動，預算(suàn)對(duì)于活動本身來(lái)說是有很大(dà)的(de)制約性。一般來(lái)說，活動預算(suàn)要麽就由主辦方提前告訴活動策劃公司，然後活動策劃公司再根據預算(suàn)來(lái)做(zuò)可(kě)執行、可(kě)操作的(de)方案；當然還(hái)有一種情況就是主辦方不出活動預算(suàn)，需要活動公司自行報價。

無論主辦方是否有給出實際的(de)預算(suàn)，我們都需要給出一份活動報價清單，裏面包括嘉賓邀函、住宿、交通(tōng)費、場(chǎng)地租金、現場(chǎng)布置費用(yòng)、飲料、裝飾、舞台布置、舞美(měi)燈光(guāng)、物(wù)料制作、攝影(yǐng)攝像、宣傳材料、執行人(rén)員(yuán)費用(yòng)、演藝人(rén)員(yuán)費用(yòng)各種雜(zá)費等。而且預算(suàn)清單一定要一目了(le)然，客戶能看懂(dǒng)。

活動應急預案

應急預案一般隻會在大(dà)型的(de)公關活動當中中出現，參會人(rén)數達到1000人(rén)以上，百人(rén)規模的(de)活動基本上較少出現事故，反之千人(rén)以上的(de)活動經常會出現，從活動公司專業角度來(lái)說，無論活動規模的(de)大(dà)小都需要出一份應急預算(suàn)并且要完整的(de)執行下(xià)去。

1）活動預警：在活動舉辦的(de)前三天查看當天的(de)天氣預報情況，根據實際的(de)情況，對(duì)室外的(de)活動進行适當的(de)調整或延期，如果是内場(chǎng)活動，可(kě)以在活動前一天給到會的(de)嘉賓發天氣情況的(de)訊息。

2）場(chǎng)地消防：與場(chǎng)地方一起檢查場(chǎng)地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導人(rén)群出入口。

3）醫療預案：在活動現場(chǎng)準備醫療箱，準備一些常規的(de)藥品和(hé)創可(kě)貼以及紗布等等。

做(zuò)活動就是要做(zuò)到防患于未然，作爲活動的(de)負責人(rén)一定要想到一切可(kě)能發生的(de)點，不能等到發生才會後悔莫及，因爲做(zuò)活動不是拍(pāi)電影(yǐng)，沒有補救的(de)餘地，所以多(duō)看多(duō)做(zuò)多(duō)想就以了(le)。

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