來(lái)源:活動策劃圈（益聞網）

2017年過去一半了(le),随著(zhe)時(shí)間的(de)倒數,企業年會又來(lái)襲,那要怎麽搞呢(ne)?這(zhè)就涉及到年會的(de)四個(gè)基本要素:預算(suàn)、時(shí)間、與酒店(diàn)的(de)關系、方案環節。

企業年會不僅是公司對(duì)于一個(gè)工作事項的(de)回望，更重要的(de)是作爲 一個(gè)加強員(yuán)工相互了(le)解，增加企業凝聚力的(de)重要途徑，一個(gè)成功的(de)企業年會不僅僅要展示業績，更要投入人(rén)文關懷因素，因此公務在企業年會中所占的(de)分(fēn)量是極少的(de)，而更多(duō)的(de)内容是通(tōng)過豐富多(duō)彩的(de)活動、豐厚的(de)獎品、誘人(rén)的(de)美(měi)食以及輕松的(de)旅行，帶給員(yuán)工和(hé)客戶美(měi)好的(de)體驗。接下(xià)來(lái)我們就來(lái)談談企業年會策劃的(de)幾個(gè)重要因素。

一、節省預算(suàn)

花同樣的(de)錢可(kě)以辦更多(duō)的(de)事。不可(kě)理(lǐ)解？這(zhè)就要了(le)解酒店(diàn)的(de)定價體系，一般而言，酒店(diàn)的(de)價格從高(gāo)到低會分(fēn)爲：門市價、前台折扣價、商務公司價格、旅遊團價五個(gè)檔次。這(zhè)就是爲什(shén)麽有的(de)客戶抱怨直接向酒店(diàn)訂會議(yì)場(chǎng)地和(hé)客房(fáng)反而比通(tōng)過會務公司報價高(gāo)的(de)原因。隔行如隔山，其中有許多(duō)的(de)操作技巧是業外人(rén)士所不知道的(de)。

二、節省時(shí)間

簡化(huà)操作流程。專業的(de)會展代理(lǐ)對(duì)酒店(diàn)場(chǎng)地及提供的(de)服務都比較熟悉，按照(zhào)您的(de)年會組織五要素，他(tā)們可(kě)以很快(kuài)推薦合适的(de)地點給您。如果您選的(de)會務代理(lǐ)公司經驗豐富，他(tā)們應該可(kě)以很快(kuài)報出初步的(de)預算(suàn)供您參考。

三、更好的(de)協調酒店(diàn)關系

以保障會議(yì)的(de)順利進行。年會的(de)組織實施是個(gè)繁瑣的(de)服務過程，它是一個(gè)需要很多(duō)協調工作的(de)系統工程。會代理(lǐ)公司的(de)操作經驗以及和(hé)會務酒店(diàn)良好合作關系是非常重要的(de)。

四确定方案環節

首先要将此次活動的(de)核心議(yì)題合理(lǐ)地安排到會議(yì)議(yì)程當中。主會場(chǎng)、舞台及背景搭建、節目選擇、餐标及菜單、房(fáng)間、接送機、會後旅遊這(zhè)七項是在這(zhè)一環節最須留意的(de)地方。接下(xià)來(lái)就是重要的(de)确認實施細節了(le)。首先，要創建一個(gè)工作進度表，這(zhè)是提高(gāo)效率 、保障活動順利進行的(de)有效手段。工作表的(de)内容要包括以下(xià)幾個(gè)方面：

1.邀請的(de)貴賓及确認其成行；

2.舞台設計、場(chǎng)地搭建、燈光(guāng)音(yīn)響布置的(de)完成；

3.文書(shū)工作、會議(yì)資料的(de)準備；

4.房(fáng)間分(fēn)配表；

5.用(yòng)餐（餐标、菜單、主桌、台卡）；

6.交通(tōng)安排；

7.各項工作的(de)負責人(rén)及聯絡方式；

8.支付各項定金的(de)時(shí)間表；

9.表演者的(de)邀請及确認；

10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11.會務照(zhào)片及錄像資料的(de)制作和(hé)贈送。

在檢查準備工作的(de)時(shí)候，關鍵點是：圍繞年會的(de)目的(de)、重要人(rén)物(wù)、核心議(yì)題的(de)關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了(le)風頭就得(de)不償失了(le)。在結算(suàn)環節，關鍵是活動進行過程當中，要事先指定專人(rén)在在酒店(diàn)的(de)每個(gè)消費場(chǎng)所簽單确認。比如自助餐人(rén)數、用(yòng)車的(de)時(shí)間及裏程、洗衣及長(cháng)途電話(huà)費、上網費、酒水(shuǐ)、大(dà)堂吧消費、迷你吧消費、會議(yì)茶歇的(de)人(rén)數等等。

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