淺談會議(yì)策劃的(de)前期準備工作有哪些？
爲保證會議(yì)的(de)成功，會前必須做(zuò)好充分(fēn)的(de)準備，會議(yì)順利與否，關鍵在于會前的(de)精心策劃。會議(yì)策劃的(de)準備工作是否周密可(kě)爲會議(yì)策劃的(de)成功奠定良好的(de)基礎，爲會議(yì)策劃的(de)成功，我們要做(zuò)到以下(xià)幾點會議(yì)策劃的(de)前期準備工作有哪些。
1、會場(chǎng)的(de)預約和(hé)布局
根據會議(yì)的(de)級别和(hé)會議(yì)的(de)具體情況，選擇會議(yì)舉辦地，提前預約；并安排會場(chǎng)的(de)布局，細緻周到地設計好所有的(de)細節，準備會議(yì)所需要的(de)所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備并進行演練，确保會議(yì)的(de)順利進行。
2、會議(yì)資料的(de)準備
根據會議(yì)的(de)具體需求，可(kě)以設計會議(yì)資料的(de)樣式、内容、選擇圖案；提前把會議(yì)資料送到會場(chǎng)。會議(yì)資料較多(duō)時(shí)，可(kě)以按照(zhào)會議(yì)策劃将會議(yì)資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人(rén)員(yuán)閱讀。再者如果需要給參會人(rén)員(yuán)發放紀念品或禮品的(de)情況下(xià)，應當與會議(yì)資料一同準備好，置于資料袋中一并發放給參會人(rén)員(yuán)。
3、策劃會議(yì)基本流程
正式會議(yì)開始之前一般都有介紹會議(yì)的(de)整體流程，一般情況下(xià)沒有會議(yì)主持人(rén)的(de)情況下(xià)可(kě)有會議(yì)組織人(rén)員(yuán)介紹會議(yì)流程，策劃的(de)會議(yì)一般分(fēn)爲工作彙報階段、討(tǎo)論階段、工作安排階段等。會議(yì)的(de)基本流程會整理(lǐ)成正式文檔作爲會議(yì)主持的(de)資料裝訂好，明(míng)白基本流程是參會者可(kě)以更加輕松參與到會議(yì)中來(lái)。
4、會議(yì)通(tōng)知
會議(yì)的(de)通(tōng)知對(duì)于會議(yì)策劃的(de)一部分(fēn)，顯然是必不可(kě)少的(de)，如是企業的(de)内部會議(yì)，我們可(kě)根據企業的(de)常用(yòng)通(tōng)訊系統對(duì)參會者進行通(tōng)知，若還(hái)有企業的(de)外部合作方我們也(yě)可(kě)通(tōng)過電話(huà)，短信或電子郵箱來(lái)通(tōng)知對(duì)方，通(tōng)知的(de)内容應簡要的(de)說明(míng)會議(yì)議(yì)程、參會人(rén)員(yuán)、會議(yì)時(shí)間、會議(yì)地點等，盡量做(zuò)到簡明(míng)扼要。
關于會議(yì)策劃的(de)前期準備工作簡單介紹了(le)以上幾點，當然還(hái)包括一些會議(yì)的(de)發起、會議(yì)議(yì)程的(de)拟定、以及有關會議(yì)策劃前期準備工作的(de)一些技術性問題。