深圳會議(yì)策劃公司需要怎樣開展會務工作？
一般企業大(dà)型會議(yì)活動，都會考慮請專業的(de)會議(yì)策劃公司，或者是活動策劃公司來(lái)完成，因爲大(dà)型會議(yì)策劃是一項非常系統、繁雜(zá)而重要的(de)項目。當會議(yì)策劃公司或者活動策劃公司在接到任務後，首要的(de)任務就是進行提前對(duì)會議(yì)的(de)會前、會中、會後進行周密的(de)策劃，同時(shí)要考慮宣傳、布置、設計、物(wù)料、邀約、如果有旅遊活動，還(hái)要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列，可(kě)以說會議(yì)策劃是一項甚是周密的(de)系統工作。
一般在找到合适的(de)合作方後，并不意味著(zhe)作爲會議(yì)執行方就沒有什(shén)麽可(kě)做(zuò)的(de)。但想要會議(yì)能順利進行，主辦方還(hái)需要深入把握很多(duō)細節工作，下(xià)面就針對(duì)主辦方（企業本身）須提前的(de)準備工作進行詳見拆解：
1、在會議(yì)開始之前，全局性的(de)總體策劃還(hái)得(de)由主辦方來(lái)做(zuò)，做(zuò)出會議(yì)進程“時(shí)間進度表”。
2、如果會議(yì)形式比較鄭重，除了(le)電話(huà)聯系外，需要以書(shū)面文件或者通(tōng)知單、邀請函的(de)形式與各單位聯系，并取得(de)明(míng)确答(dá)複（如書(shū)面文件或者通(tōng)知單，邀請函需特殊制作，您還(hái)得(de)與印刷廠商協商處理(lǐ)）。
3、會議(yì)開始時(shí)參與報到工作，作好協調工作，分(fēn)發資料，同時(shí)可(kě)以認識新朋友，加深與老朋友的(de)關系。如果與會代表是要交會務費的(de)，主辦方還(hái)得(de)負責收取會務費。
4、取得(de)會議(yì)承辦方開出的(de)可(kě)提供的(de)服務項目表，針對(duì)所需的(de)服務與會議(yì)承辦方簽署相關協議(yì)、合同，以法律手段保護自己的(de)合法權益。
5、主辦方必須自己制定出會議(yì)日程表和(hé)會議(yì)演講稿及相關報告内容，如果會議(yì)内容并不涉及内部機密，也(yě)可(kě)将情況告知會議(yì)承辦方，請他(tā)們協助制定。
6、在會議(yì)承辦方幫助聯系酒店(diàn)、機場(chǎng)、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的(de)同時(shí)，根據“時(shí)間進度表”進行及時(shí)的(de)詢問，落實計劃的(de)進度。
7、正式會議(yì)開始之前，檢查會場(chǎng)的(de)布置工作（燈光(guāng)、音(yīn)響、場(chǎng)形、綠化(huà)和(hé)特殊設備），确保萬無一失。
8、報到結束後，及時(shí)通(tōng)知會議(yì)承辦方最準确的(de)人(rén)數、房(fáng)間數，多(duō)出或少出的(de)房(fáng)間及時(shí)與酒店(diàn)協調解決，避免酒店(diàn)和(hé)您不必要的(de)麻煩。
9、一般情況下(xià)以電話(huà)通(tōng)知各單位在何時(shí)、何地舉行會議(yì)，并确認各單位與會代表人(rén)數。
10、制定與公司和(hé)此會議(yì)的(de)總目标相一緻财務預算(suàn)。
11、與會議(yì)承辦方協商制定出合理(lǐ)的(de)用(yòng)餐、叫醒、開會時(shí)間。
12、做(zuò)好會議(yì)期間的(de)協調工作。
13、會議(yì)結束後，根據實際情況做(zuò)出此次會議(yì)的(de)總結報告、備檔。