辦公司年會策劃如何才能更精彩？
針對(duì)年會策劃，我并沒有在網上找到很好的(de)參考文章(zhāng)，正好自己這(zhè)段時(shí)間也(yě)在籌備年會，于是就寫了(le)這(zhè)篇文章(zhāng)。在我看來(lái)，要辦一場(chǎng)精彩的(de)年會，前提是先要保證辦一場(chǎng)順利的(de)年會，所謂的(de)精彩不過是各個(gè)環節的(de)錦上添花而已。
不少企業年會以HR和(hé)行政爲主籌辦，但作爲企業品牌活動，市場(chǎng)和(hé)品牌部門要以主動的(de)姿态參與進去，發揮自己的(de)職能特長(cháng)。
一、年會策劃書(shū)的(de)拟定
年會的(de)啓動一般是以提交年會策劃書(shū)給管理(lǐ)層開始的(de)，啓動時(shí)間不晚于春節前2個(gè)月(yuè)，否則各項環節執行不過來(lái)。
一份年會策劃書(shū)需要包括主題、時(shí)間、地點、人(rén)數、形式等基本内容，還(hái)應該著(zhe)重闡釋創意要點及費用(yòng)預算(suàn)，并要給領導提供多(duō)種選擇和(hé)參考的(de)基礎支撐，充分(fēn)預留溝通(tōng)時(shí)間，直到所有意見達成一緻。
起草(cǎo)策劃書(shū)的(de)人(rén)，要充分(fēn)熟悉活動的(de)整個(gè)流程，相當于總導演。策劃書(shū)做(zuò)得(de)越明(míng)确，後續工作的(de)開展落地越輕松，預算(suàn)也(yě)會保證到位。如果策劃書(shū)做(zuò)得(de)不完整，後期臨時(shí)增加項目，超出預算(suàn)的(de)部分(fēn)是一個(gè)困難的(de)事。那麽一開始把預算(suàn)做(zuò)得(de)足夠高(gāo)，後面不就有發揮空間了(le)嗎，也(yě)不是，高(gāo)預算(suàn)領導不一定會批準；其次，預算(suàn)是要具體項目支撐的(de)，如果不能夠實事求是，也(yě)是能力不足的(de)表現。
一旦年會策劃書(shū)的(de)框架确定并批準，就可(kě)以開展具體工作，第一項就是建立組織架構和(hé)分(fēn)配任務。
二、年會項目團隊的(de)建立
年會活動是一個(gè)系統工程，單純靠幾個(gè)人(rén)和(hé)某一部門的(de)能力是不夠的(de)，需要在全公司擇優招募，選擇一些帶有職能性質和(hé)領導力的(de)個(gè)人(rén)來(lái)參與，比如說HR部門負責聯絡各部門出節目就比較有優勢；公關部門适合現場(chǎng)接待；行政部門适合後勤保障。
年會項目團隊可(kě)以簡單的(de)分(fēn)爲導演組、節目組、文案策劃組、後勤保障組、現場(chǎng)支持組、設計組、機動組等幾個(gè)闆塊。
導演組負責統籌審核各部門工作和(hé)制定流程單。
節目組負責征集、審核節目和(hé)主持人(rén)選拔。
文案策劃組負責創意、文字内容。
後勤保障組負責餐飲、場(chǎng)地、通(tōng)勤、禮品、酒水(shuǐ)、道具、安全等支持。
現場(chǎng)支持組負責活動現場(chǎng)指引、簽到、禮儀等。
設計組負責全流程視覺呈現。
機動組負責臨時(shí)出現的(de)現場(chǎng)的(de)任務。
經過人(rén)員(yuán)的(de)選拔和(hé)任務的(de)分(fēn)配，就可(kě)以組織召開籌備會議(yì)，會議(yì)需要執行總導演分(fēn)配的(de)時(shí)間推進表，還(hái)要建立統一的(de)溝通(tōng)平台，如微信群、釘釘群等。
時(shí)間推進表是依據每個(gè)闆塊的(de)細化(huà)工作時(shí)間節點的(de)進度表，可(kě)以明(míng)确到個(gè)人(rén)，以督促項目的(de)進行。梳理(lǐ)時(shí)間表是一個(gè)細緻的(de)過程，需要兼顧到每個(gè)實際需要的(de)項目，并設定完成期限。管理(lǐ)時(shí)間推進表可(kě)以保證各個(gè)闆塊在規定時(shí)間内完成對(duì)應的(de)工作準備。
三、年會創意的(de)實現
如何辦出一場(chǎng)精彩的(de)年會，創意是關鍵。
這(zhè)個(gè)創意的(de)構思需要密切圍繞參加年會的(de)觀衆來(lái)進行。對(duì)于年會觀衆來(lái)說，有幾點是非常重要的(de)，熱(rè)鬧、逼格、禮品、紅包、獎品、榮譽、互動，這(zhè)些一個(gè)都不能少。圍繞這(zhè)幾點如果預算(suàn)充足，能做(zuò)多(duō)好就做(zuò)多(duō)好；如果預算(suàn)不充分(fēn)，這(zhè)幾樣也(yě)不能少。
要說學習(xí)的(de)榜樣，最好的(de)就是春晚，其次是BAT的(de)年會，網上能搜出不少他(tā)們的(de)報道，積極借鑒和(hé)參考都是有價值的(de)。
1、主題确定：可(kě)以圍繞企業文化(huà)、企業目标、諧音(yīn)成語、大(dà)事件、成立時(shí)間等角度來(lái)構思，字數不要太多(duō)，要朗朗上口。比如春晚都是以生肖形象作爲主題logo，新浪今年20周年slogan“大(dà)浪逐新，與時(shí)代同行”，阿裏18周年年會“ONE”。這(zhè)個(gè)上網能搜到很多(duō)，稍微借鑒一下(xià)就可(kě)以，實在想不出好的(de)，直接寫成“奔向2019”也(yě)是可(kě)以的(de)。
2、年會形式：如果公司的(de)人(rén)不多(duō)，能夠采取的(de)方式就很靈活，旅遊、出國、團建這(zhè)些形式都可(kě)以采納，也(yě)會給員(yuán)工留下(xià)深刻印象，我們行業内有幾家企業，人(rén)少錢多(duō)，每年底都組織全員(yuán)出國旅遊，羨煞旁人(rén)。可(kě)一旦參加人(rén)數上了(le)百人(rén)，能夠操作的(de)形式就不多(duō)，基本都是集中在某一場(chǎng)地，要麽拓展、要麽運動會，或者直接是晚宴。
3、聲光(guāng)影(yǐng)：要想年會有逼格，聲光(guāng)影(yǐng)是少不了(le)。LED大(dà)屏一搭，桁架一升，燈光(guāng)亮起，再配合出彩的(de)KV設計，在現場(chǎng)裝點一些氣氛用(yòng)品，就有十足的(de)氣場(chǎng)了(le)。年會入場(chǎng)，在公司内部可(kě)以采集一些祝福視頻(pín)、賀年短片，在現場(chǎng)預熱(rè)期播放能吸引眼球的(de)。開場(chǎng)一個(gè)震撼視頻(pín)，加上照(zhào)片直播、視頻(pín)直播，這(zhè)些形式都能夠提升氛圍。
4、節目：節目的(de)編排要合乎邏輯，遵循開場(chǎng)震撼，後續高(gāo)潮叠起的(de)演繹形式。要想吸引人(rén)，無外乎這(zhè)幾點，美(měi)女(nǚ)表演、特技表演、搞笑(xiào)表演、小孩表演、老闆表演。主持人(rén)最好不要照(zhào)稿子念，偶爾皮一下(xià)，多(duō)一些台下(xià)互動。總之，多(duō)一些儀式感，比如頒獎、切蛋糕、大(dà)合影(yǐng)、盛裝等。
5、互動：互動多(duō)才能夠提升員(yuán)工的(de)體驗感。比如年會邀請函用(yòng)H5發布、現場(chǎng)公司吉祥物(wù)合影(yǐng)、年會主題的(de)裝置藝術、微信打印照(zhào)片、抓娃娃機、現場(chǎng)DIY、豐富的(de)禮品、大(dà)屏幕微信上牆、紅包雨(yǔ)、霸屏模式、VR應用(yòng)、現場(chǎng)KTV等等一些會展科技的(de)靈活運用(yòng)，會讓員(yuán)工獲得(de)足夠的(de)社交貨币，使得(de)他(tā)們願意參與和(hé)分(fēn)享照(zhào)片，獲得(de)更多(duō)人(rén)的(de)點贊和(hé)關注。
四、供應商及物(wù)料的(de)管理(lǐ)
一場(chǎng)完美(měi)的(de)年會，需要第三方供應商的(de)支持。場(chǎng)地、餐飲等需要實地考察，現場(chǎng)服務商一定要選擇經驗豐富、經常做(zuò)大(dà)活動的(de)文化(huà)公司，禮品的(de)選擇需要提前購(gòu)買樣品做(zuò)考察。以上的(de)項目要多(duō)考察幾家，與同行了(le)解評價，綜合對(duì)比。
年會涉及到的(de)物(wù)料在質量上均需要嚴格把控，做(zuò)到足夠好，體現企業對(duì)員(yuán)工的(de)犒賞意義。比如入場(chǎng)的(de)茶歇食品、購(gòu)買的(de)禮品、觀看節目期間桌上的(de)餐點，畢竟服務的(de)對(duì)象都如同自己的(de)家人(rén)一樣。
五、現場(chǎng)導演
現場(chǎng)是最檢驗策劃和(hé)控制能力的(de)戰場(chǎng)。
流程單則是整場(chǎng)活動的(de)靈魂，一份好的(de)流程單基本确定了(le)活動的(de)成功程度。流程單要充分(fēn)體現活動的(de)完整性與合理(lǐ)性，按著(zhe)時(shí)間順序，從入場(chǎng)到結束，觀衆目光(guāng)所及的(de)一切都應該計劃進去。總導演要完整模拟整個(gè)過程的(de)過程，并校正修改，最好在制作完成後供給領導審閱，看是否會臨時(shí)增加内容。
彩排是必要的(de)一環，盡量争取到更多(duō)的(de)時(shí)間，把核心部分(fēn)完整的(de)訓練幾遍，糾正一些不良因素。
現場(chǎng)的(de)核心是供應商控制和(hé)主持人(rén)控制，分(fēn)别要對(duì)接到導演組不同的(de)人(rén)，以保證舞台背景和(hé)主持内容協調一緻，還(hái)要能夠留出臨時(shí)調整的(de)空間，防止突發事件的(de)插入。還(hái)應該設置控制時(shí)間的(de)負責人(rén)，保證流程單控制下(xià)的(de)穩定進行。現場(chǎng)的(de)機動人(rén)員(yuán)要随時(shí)待命，防止突發事件的(de)發生，比如話(huà)筒被演員(yuán)拿走了(le)、道具摔倒了(le)、電腦(nǎo)失靈等。
六、清場(chǎng)及總結
激情褪去，大(dà)家盡興而歸，作爲活動負責人(rén)，看到整場(chǎng)活動順利地完成，懸起的(de)心總算(suàn)是松下(xià)一口氣。但這(zhè)還(hái)沒完，還(hái)有一些事情需要盡快(kuài)進行，如現場(chǎng)的(de)物(wù)資清理(lǐ)，與場(chǎng)地方的(de)資金交割，對(duì)供應商的(de)支持表示感謝，對(duì)年會團隊的(de)鼓勵和(hé)激勵等。