舉辦一場(chǎng)答(dá)謝會活動，不可(kě)避免的(de)會發生一些突發事件。下(xià)面這(zhè)份方案，可(kě)以給你一個(gè)參考和(hé)提醒。
一、天氣情況
1.提前三天查看天氣預報，了(le)解舉辦當天的(de)天氣情況，當天上午通(tōng)過短信方式向來(lái)賓發送天氣狀況，進行溫馨提示
2.如果預計活動當天有雨(yǔ)雪(xuě)天氣：需在提前一天短信提醒來(lái)賓帶好防寒衣帽、傘等物(wù)品出門；活動當天準備好備用(yòng)傘、紙巾等物(wù)品；若活動當天有道路、場(chǎng)館門口積雪(xuě)等狀況，需及時(shí)協調場(chǎng)館負責人(rén)清理(lǐ)車道、布置防滑設施和(hé)防滑提示
3.若天氣預報活動當天情況極端惡劣，嚴重影(yǐng)響客戶出門，則需提前2天與領導商議(yì)，看是否推遲答(dá)謝會；若有時(shí)間變動，第一時(shí)間通(tōng)知客戶。
二、安全問題
1.場(chǎng)館外安全：
做(zuò)好場(chǎng)館外安全提示、道路指引等，關注可(kě)能引發安全問題的(de)因素，及時(shí)提醒注意
2.場(chǎng)館内安全：
①詢問相關部門，此類大(dà)型活動是否需要報備；
②場(chǎng)館内安全通(tōng)道需保持暢通(tōng)；
③活動正式開始前，主持人(rén)需提示來(lái)賓注意事項：注意人(rén)身和(hé)财産安全；
④場(chǎng)内安排2名安保負責人(rén)員(yuán)。
3.來(lái)賓人(rén)數超出預計
①物(wù)料中是按照(zhào)2500人(rén)規模的(de)來(lái)訪量預估的(de)，客戶禮品、水(shuǐ)等物(wù)品按照(zhào)3000-3500份準備；留出預備量；
②整個(gè)場(chǎng)館本身可(kě)容納4000人(rén)，另外讓活動公司準備了(le)500把宴會椅，可(kě)保證到場(chǎng)來(lái)賓座位充足；
③來(lái)賓人(rén)數超出預計時(shí)，安保方面要提高(gāo)注意力，有機動人(rén)員(yuán)可(kě)随時(shí)調動。
4.來(lái)賓人(rén)數嚴重不足
①要求兩個(gè)項目在進行客戶邀約時(shí)，務必要與客戶約定好時(shí)間，發放入場(chǎng)券時(shí)要算(suàn)好來(lái)賓數量，盡可(kě)能保證拿到入場(chǎng)券的(de)來(lái)賓均可(kě)到場(chǎng)；
②場(chǎng)館布置時(shí)，會采用(yòng)作爲集中布置的(de)方式；來(lái)賓到訪後，引導來(lái)賓集中入座，不要呈放射狀散座。
5.客訴問題
①活動當天可(kě)能會有問題客戶找公司領導反應問題、投訴等，在此之前，兩個(gè)項目銷售經理(lǐ)必須對(duì)問題客戶進行摸底，并确認客戶邀約的(de)方式，事先進行安撫工作；如果要邀約問題客戶，則要更爲謹慎，要表示出公司的(de)誠意，避免客戶覺得(de)自己被排斥而借機鬧事；
②對(duì)于存在客訴傾向的(de)客戶，銷售端整理(lǐ)完客戶資料後，在籌備活動期間，将客戶情況向工作人(rén)員(yuán)和(hé)領導做(zuò)出說明(míng)，讓大(dà)家有所準備，确保在活動當天客戶若有鬧事現象時(shí)，現場(chǎng)人(rén)員(yuán)可(kě)以及時(shí)反應、及早進行客戶安撫；
③活動當天，希望兩個(gè)項目的(de)銷售負責人(rén)、客服負責人(rén)在場(chǎng)，如果發生客訴，可(kě)以第一時(shí)間清楚客戶問題，防止客戶借故鬧大(dà)事件影(yǐng)響。
④對(duì)于客訴的(de)應對(duì)原則：及時(shí)安撫情緒；與大(dà)多(duō)數人(rén)隔開、單獨解決問題；将負面影(yǐng)響控制在最小範圍内。
三、活動注意事項
1.項目策劃需充分(fēn)做(zuò)好活動宣傳和(hé)客戶召集工作，将媒體資源用(yòng)足；利用(yòng)好短信平台，及時(shí)向客戶發布答(dá)謝會進度信息；
2.銷售部門要盡可(kě)能多(duō)邀請客戶到場(chǎng)，除了(le)業主之外，也(yě)可(kě)邀約有挖掘潛力的(de)意向客戶，提前通(tōng)知客戶，确認好最終人(rén)數，避免出現預計人(rén)數與實際人(rén)數相差過大(dà)的(de)現象；
3.建議(yì)活動當日所有的(de)工作人(rén)員(yuán)著(zhe)西服，佩戴工作證；活動當日的(de)接待中，工作人(rén)員(yuán)要保持良好的(de)精神狀态和(hé)熱(rè)情積極的(de)态度，以家人(rén)的(de)感覺接待到場(chǎng)客戶，讓來(lái)賓感受到溫馨舒适的(de)氛圍；
4.因此次答(dá)謝會并未在座椅上張貼号碼，來(lái)賓是按照(zhào)坐(zuò)席區(qū)域分(fēn)區(qū)入座，需引導客戶盡量靠前就坐(zuò)。
5.活動現場(chǎng)的(de)安全也(yě)是一個(gè)比較重要的(de)事項，可(kě)與向物(wù)業尋求經驗，将應急預案細化(huà)，維護好現場(chǎng)秩序。
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