一、新聞發布會什(shén)麽時(shí)候舉辦？
我們知道，如果想要獲得(de)人(rén)們持續的(de)信任，那麽就不要空喊：“狼來(lái)了(le)！”策劃新聞發布會時(shí)也(yě)還(hái)要放空炮。勿要使你的(de)信譽——關乎媒介對(duì)公司的(de)态度－承擔風險。
不要讓媒介感到參加本來(lái)可(kě)以由其它形式代替的(de)新聞發布會是浪費時(shí)間。是否召開新聞發布會應取決于它是否值得(de)召集各地記者跋涉而來(lái)。記者得(de)到的(de)不應該隻是趣味性的(de)故事，還(hái)應該包括信息。
适于召開新聞發布會的(de)時(shí)機包括：公司及産品（服務）已成爲某一公衆關注問題的(de)一部分(fēn)、公司或其他(tā)成員(yuán)已成爲衆矢之的(de)、新産品上市、開始聘用(yòng)某大(dà)腕明(míng)星作爲自己的(de)廣告模特（記者有時(shí)對(duì)廣告不感興趣而覺得(de)廣告模特值得(de)關注）、公司人(rén)員(yuán)重大(dà)調整、擴大(dà)生産規模、取得(de)最新記錄的(de)銷售業績等等。
不過，在公司考察是否舉辦新聞發布會時(shí)，首先應對(duì)照(zhào)下(xià)列問題項目檢查一下(xià)：
1.一則新聞通(tōng)稿或聲像資料帶、附帶事件簡介、背景資料是否完全可(kě)以提供給記者所需、媒介受衆喜歡的(de)故事？
2.讓記者們親眼看到或試用(yòng)某一新産品時(shí)，是否可(kě)以給一則新聞通(tōng)稿增加些什(shén)麽 ？
3.公司高(gāo)層管理(lǐ)者或董事會成員(yuán)公開露面是有爲公司獲得(de)或提高(gāo)凝聚力和(hé)可(kě)信度？
4.能否提供給記者在别處得(de)不到的(de)新聞？
5.是否存在其他(tā)有效向記者傳遞信息的(de)途徑？如，一次聚餐。
6.公司新聞發言人(rén)能否有效傳遞信息并經受住提問的(de)考驗？
7.與記者面對(duì)面的(de)交流是否可(kě)以爲他(tā)們提供一個(gè)詢問公司其他(tā)方面情況而我們 又不希望将之公開化(huà)的(de)機會？
二、籌劃與準備中的(de)“彩排”
俗話(huà)說：有備無患。對(duì)組織傳播而言，信息必須經過精心處理(lǐ)并使其準确地抵達特定公衆。信息傳播渠道也(yě)須精心挑選。所以，絕不打無準備之仗，務必要先期實施培訓與排練。
一般地，搞一兩次系統化(huà)培訓是必要的(de)。這(zhè)樣，你可(kě)以預見到發言人(rén)是否稱職、哪些方面還(hái)欠缺。但也(yě)不要訓練過多(duō)，那樣你最後出現在記者、電視面前時(shí)就會像一台機械的(de)錄音(yīn)機。具體訓練方法如下(xià)：
1.聚集那些平時(shí)敢于直言的(de)人(rén)，讓他(tā)們坐(zuò)在記者席，給他(tā)們兩類問題--一類是肯定會被問到的(de)，還(hái)有一類是你希望不被問到的(de)。讓“記者”提問。如必要，重複2~3次。
2.讓通(tōng)曉技術過工藝流程的(de)人(rén)員(yuán)與會，以檢查發言人(rén)所說是否準确；如設計法律，那麽公司法律顧問也(yě)應在召集之列。
3.反複播放“彩排”錄像，讓新聞發言人(rén)看看自己的(de)表情、體語效果，然後提出意見。
4.專業人(rén)士培訓。有些公司認爲這(zhè)是浪費時(shí)間、金錢，其實是不懂(dǒng)專業培訓的(de)價值所在。即使你天真地認爲自己永遠(yuǎn)不會召開新聞發布會，但你必然會遇到類似的(de)情況出現在你的(de)辦公室裏--如果某件醜聞引來(lái)大(dà)批記者蜂擁而至，那時(shí)就來(lái)不及訓練了(le)。
三、 誰來(lái)當新聞發言人(rén)？
代表公司形象的(de)新聞發言人(rén)對(duì)公衆認知會産生重大(dà)影(yǐng)響。如其表現不佳，公司形象無疑也(yě)會令人(rén)不悅。此外，新聞發布會也(yě)是公司要員(yuán)同媒介打交道的(de)一次好機會，值得(de)珍惜。
新聞發言人(rén)的(de)條件一般應有以下(xià)的(de)幾方面：
1、有效傳播與溝通(tōng)能力是第一位的(de)要求。涉及知識面、清晰明(míng)确的(de)語言表達能力、傾聽(tīng)的(de)能力及反應力、外表--包括身體語言。
2、執行原定計劃并加以靈活調整的(de)能力。
3、頭銜很重要--新聞發言人(rén)應該在公司身居要職，有權代表公司講話(huà)。
四、 确定新聞發布會的(de)日期
确定在哪一周的(de)哪一天、哪一天的(de)哪一時(shí)刻很重要。一般是鎖定目标公衆開始的(de)，即首先考察一下(xià)目标公衆哪一時(shí)間是最容易獲知某新聞消息的(de)時(shí)間、什(shén)麽方法最好？
星期一一般不好，記者往往忙于檢查上周工作；周五也(yě)不宜選，因爲很多(duō)的(de)人(rén)正考慮著(zhe)如何過周末，他(tā)們當然不願傻坐(zuò)在那裏提問或單獨訪問。周二~周四通(tōng)常較合适。此外，要确認不會有其他(tā)更重要的(de)新聞，避開突發性事件，如地震、龍卷風等。
在某一天的(de)幾點鐘(zhōng)開始是最困難的(de)一件事。早飯、晚飯的(de)截稿時(shí)間不同。早報記者參加，新聞發布會應在中午、下(xià)午；如要在當天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00~10：30。切忌隻爲公司自己考慮而忽略爲記者提供方便。
五、 邀請
永遠(yuǎn)不要用(yòng)電話(huà)邀請。帶有公司标志的(de)要求信函表明(míng)新聞發布會是很正規的(de)。信件中最好不注明(míng)會議(yì)聯系人(rén)的(de)全名和(hé)個(gè)人(rén)電話(huà)。這(zhè)是爲了(le)不讓記者作提前采訪或提前得(de)到新聞發布會的(de)細節。否則，如他(tā)們提前透露了(le)一些消息，就會傷害其他(tā)記者。
如果媒體離公司不遠(yuǎn)，就親手送去。注意不要送得(de)太早，以緻于邀請信埋沒于文件堆裏，但也(yě)應給對(duì)方留出反映的(de)時(shí)間。可(kě)以即使電話(huà)詢問信件是否如期送達，對(duì)方是否與會等。
還(hái)應指出，在填寫新聞發布會邀請函時(shí)應考慮一下(xià)誰會對(duì)本次新聞發布會内容感興趣。例如，新聞隻對(duì)商業報刊記者有價值，那就隻邀請這(zhè)些人(rén)；如是醫療新聞，那就邀請醫療報刊、電視台醫療節目的(de)記者。當然，那些長(cháng)期報道公司發展的(de)記者要一并邀請。如拿不準，就先向報刊編輯或電視台發信詢問。
六、 新聞通(tōng)稿與背景材料
每次發布會都應提供新聞通(tōng)稿和(hé)背景介紹，以便記者能在會議(yì)涉及的(de)問題之外挖掘新聞事件、多(duō)大(dà)報道範圍。新聞通(tōng)稿最好提前發給記者，這(zhè)意味著(zhe)當記者一來(lái)簽到時(shí)就能拿到它，這(zhè)樣就可(kě)以一邊聽(tīng)一邊翻看。客戶不必擔心記者在聽(tīng)講時(shí)隻浏覽到材料的(de)标題--因爲專業記者已習(xí)慣于邊搜索信息邊聽(tīng)講。不過，材料要設計得(de)便于快(kuài)速閱讀，勿要冗長(cháng)拖沓。公司還(hái)有想到提供聲像資料給記者。爲此，要确保有專業攝影(yǐng)師在場(chǎng)。
背景材料一般應包括以下(xià)内容：
1.新聞發布會涉及的(de)新聞時(shí)間的(de)要點；
2.組織發展簡史；
3.技術手冊--如果發布會的(de)目的(de)在于推介一種新産品或新機器；
4.發言人(rén)個(gè)人(rén)介紹及照(zhào)片；
5.其他(tā)如通(tōng)訊卡、名片等供記者、編輯日後加以聯系。
新聞通(tōng)稿和(hé)背景材料的(de)封面也(yě)應加以留意，要打印有公司标志，以建立公衆認知。
七、 房(fáng)間設置
新聞發布會所用(yòng)的(de)房(fáng)間大(dà)小主要取決于與會的(de)攝影(yǐng)記者。電視攝影(yǐng)記者比報刊攝影(yǐng)記者所占的(de)空間要大(dà)。如果電視攝像機在房(fáng)間後排，那麽公司發言人(rén)應在房(fáng)間前排就座；如隻有報刊記者與會，發言人(rén)就可(kě)以坐(zuò)在記者中，當有人(rén)提問時(shí)就走到前排。越随便，離記者的(de)空間距離越近，就容易營造出一種友好氣氛。房(fáng)間大(dà)小要多(duō)加留心。房(fáng)子空間大(dà)、人(rén)員(yuán)少，給人(rén)的(de)印象是新聞發布會的(de)内容新聞價值不大(dà)。與其這(zhè)樣，還(hái)不如在一個(gè)小點兒(ér)的(de)房(fáng)間裏好：滿屋座無虛席，還(hái)有一些人(rén)站在過道裏，給人(rén)的(de)印象是肯定有很重要的(de)消息！不要讓新聞發言人(rén)坐(zuò)在鏡子、窗(chuāng)戶或其它反射光(guāng)線的(de)背景之前，以防鏡頭效果受損。
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